Was tun, wenn der Kunde die Rechnung vom Handwerker nicht zahlt?

Bei der Bearbeitung ihrer Aufträge gehen Handwerkerinnen und Handwerker bekanntlich in Vorleistung. Erst kommt die ordnungsgemäße und fachgerechte Ausführung der Arbeiten, dann folgt die Rechnung. Aber was kannst Du tun, wenn die Kundschaft die Rechnung nicht zahlt?

Volle Auftragsbücher sind leider keine Garantie für ein wirtschaftlich gesundes Handwerksunternehmen. Geht das Geld für einen großen Auftrag verspätet oder gar nicht an, gefährdet das die Liquidität des Unternehmens und somit im schlimmsten Fall sogar die Existenz des Betriebes.

Die Handwerker sind aber bei säumiger Kundschaft nicht wehrlos. Hier einige Tipps, was Du unternehmen kannst.

Noch vor der Auftragsbestätigung: Bonität prüfen!

Vor allem vor der Annahme eines größeren Auftrags eines bisher nicht bekannten Kunden ist es sinnvoll, sich über die Zahlungsmoral und Bonität zu informieren. Auskunfteien bieten solche Dienste gegen monatliche Pauschalen, aber auch einmalige Gebühr an. Der damit verbundene Aufwand lohnt sich sicherlich nicht bei kleineren Reparaturen. Aber immer dann, wenn es um hohe Beträge und Arbeiten geht, die viele Ressourcen binden, kann diese vorbeugende Maßnahme viel Geld sparen.

Wichtige Angaben schon bei Auftragserteilung erfassen

Als letztes Mittel müssen Handwerker offene Forderungen mit juristischer Hilfe eintreiben. Und hier kommt es stark auf Formalien an.
Dies beginnt bei der offiziellen Anschrift der Kunden. Bei Firmen entnimmst Du diese aus dem Impressum oder dem Briefbogen der Auftragserteilung. Bei Privatpersonen musst Du diese Informationen am besten im Erstgespräch, spätestens aber vor der Auftragsbestätigung abfragen.
Ein klassischer Fehler: Du hast den Auftrag einer Ehe- oder Lebenspartnergemeinschaft erhalten. Deine Schuldner müssen dennoch juristisch benannt sein. Eine Rechnung respektive Mahnung an „Familie XYZ“ sorgt für unnötige Probleme und Verzögerungen.

Frag ruhig mit dem Hinweis auf die Buchhaltung nach Vor- und Nachnamen. Eine „Tina“ kann tatsächlich so heißen, vielleicht lautet der im Pass eingetragen Vorname aber auch „Bettina“. Das ist mehr als eine Marginalie, denn ob Auskunftei, Gerichte oder Gerichtsvollzieher benötigen solche korrekten Informationen.

Auf korrekte Abnahme und schriftliche Dokumentation bestehen

Ein regelmäßiger Streitpunkt bei nicht bezahlten Rechnungen sind Hinweise der Kunden, dass es keine ordnungsgemäße Abnahme der Leistungen gegeben habe. Oder es werden Mängel vorgeschoben, die eine Zahlung verhindern sollen.
Vor der Rechnung kommt die offizielle Abnahme der Leistung. Und die sollte immer schriftlich dokumentiert werden. Am besten mit Unterschrift der Kunden. Schriftform kann aber auch eine E-Mail sein.
Um auf der sicheren Seite zu sein, kannst Du außerdem Fotos des Werkes anfertigen.
Wichtig: So bequem und schnell manchmal auch Messenger wie WhatsApp erscheinen. Für die Dokumentation von Aufträgen oder der Abnahme sind sie ungeeignet.

Rechnung schnell stellen und klare Angaben machen

Wenn bei der Bonitätsprüfung nichts gegen die Annahme des Auftrags sprach, sollten Handwerker ihre Rechnung stets zügig nach Erledigung der Arbeiten stellen. Wichtig in Hinblick auf einen möglichen Zahlungsverzug der Kundschaft ist es ebenfalls, in der Rechnung präzise Angaben zum Zahlungsziel zu machen.

Die Formulierung „Zahlbar bis zum 23. Mai“ ist besser als ein vages „Bitte zahlen Sie innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung“.

Sinnvoll kann es zudem sein, bereits in den allgemeinen Geschäftsbedingungen auf einen möglichen Zahlungsverzug und dessen Folgen hinzuweisen.

Sofort und einmalig mahnen!

Geht die Forderung nicht mit Ablauf der in der Rechnung erwähnten Frist ein, solltest Du sofort eine Mahnung schreiben. Es geht um Deine Liquidität und im Zweifel auch darum, dass Du überhaupt an Dein Geld kommst!
Oft zahlen die Kunden schlicht deshalb nicht, weil sie selbst in großen finanziellen Schwierigkeit stecken. Und dann kommt es auf die Zeit an. Wer am Ende einen vollständigen Mahnlauf und eine juristisch wasserdichte vollstreckbare Forderung vorweisen kann, rangiert vor anderen Unternehmen und Gläubigern, die sich vielleicht noch mitten im Mahnlauf befinden.
Bei der Mahnung setzt Du eine letztmalige Frist von sieben bis 14 Tagen. Es sollte der Mahnung auch deutlich der Hinweis zu entnehmen sein, dass der Kunde sich ab sofort im Zahlungsverzug befindet. Das ist zur Berechnung eventueller Verzinsungen wichtig.
Viele Handwerker lassen während des Mahnverfahrens entschieden zu viel Zeit verstreichen, weil sie der Meinung sind, dass auf eine erste Mahnung noch weitere „Erinnerungen“ notwendig sind. Das ist allerdings nicht der Fall. Eine einzige Mahnung genügt bereits.
In der Praxis ist es oftmals so, dass die Wahrscheinlichkeit dafür sinkt, dass die Kundschaft die Rechnung begleicht, je mehr Zeit verstrichen ist.

Mahnbescheid erwirken, Anwalt oder Inkassounternehmen beauftragten

Verstreicht die Frist der Mahnung ebenfalls wirkungslos, sollten Handwerker juristische Schritte einleiten. Hier gibt es verschiedene Optionen: 1. Einen Mahnbescheid erwirken: Das offizielle Schreiben eines Gerichts wirkt bei vielen Kunden wahre Wunder. Gerade Privatpersonen ist das meist dann doch unangenehm. Einen Mahnbescheid kannst Du selbst erwirken. In Internet bietet einige Portale und Unternehmen ihre Dienste an. Sofern die Kunden gegen den Mahnbescheid keinen Widerspruch einlegen, erwächst aus dem Mahnbescheid automatisch ein Vollstreckungsbescheid, der dann über Gerichtsvollzieher eingetrieben werden kann. 2. Einen Anwalt einschalten: Ein anderer Weg, die Forderung durchzusetzen, besteht in der Beauftragung eines Anwalts. Der wird Dir dann nicht nur beim Erwirken eines Mahnbescheids zur Seite stehen, sondern sich dann auch um weitere Schritte kümmern, sofern dies notwendig ist. 3. Inkassobüro beauftragen: Eine andere Variante ist die Beauftragung eines Inkassobüros. Hier gibt es verschiedene Modell und Angebote. Im Prinzip überträgt der Handwerksbetrieb seine Forderung an das Inkassounternehmen, das dann versucht, das Geld von den Kunden zu bekommen.

Durchsetzen oder besser ausbuchen?

Ob sich die juristische Durchsetzung der Forderung finanziell lohnt, ist eine Ermessensfrage. Denn Anwälte, Mahnbescheide oder Inkassounternehmen verlangen natürlich Gebühren. Und die Begleitung des Vorgangs kostet Mühe beim Handwerksunternehmen, was auch mit Kosten verbunden ist. Bei kleineren Forderungen ist es betriebswirtschaftlich vermutlich sinnvoller, diese dann in der Buchhaltung einfach auszubuchen.

Kommt es bei größeren Forderungen am Ende möglicherweise zu einer Auseinandersetzung vor Gericht, steht oft ein Vergleich an. Je nach Verschuldung der Gläubiger bleibt dann ein prozentualer Anteil der Forderung (z. B. 60 Prozent) bestehen. Unter Umständen, was aber vom jeweiligen Kunden und der bisherigen Beziehung zu ihm abhängt, ist es zielführender, vor einer juristischen Auseinandersetzung den direkten Kontakt zu suchen.

Ein gemeinsames Telefonat mag auf den ersten Blick für beide Seiten unangenehm sein. Doch oft ergibt sich hier ein besseres Bild von der Situation beim Kunden. Vielleicht sorgt eine längere Erkrankung für zu geringe Einnahmen. Dann könnte die Vereinbarung einer Ratenzahlung ein Ausweg aus der Situation sein.

Fazit

Handwerker sind im Falle säumiger Kunden nicht wehrlos. Sie müssen aber von Beginn an klar kommunizieren, Fristen setzen und schnell agieren, um auf ihrer Forderung nicht sitzenzubleiben.